Algemene Voorwaarden - Snelnotuleren.nl

1. Inleiding en Definities

1.1. Deze Algemene Voorwaarden ("Voorwaarden") regelen de relatie tussen:

Snelnotuleren.nl ("Dienst", "wij", "ons", of "onze"), een dienst aangeboden door GroeimetAI.
De gebruiker van de Dienst ("Gebruiker", "u", "uw").

1.2. Definities:

"Gebruikerscontent" (User Content):: Alle audiobestanden, tekst, of andere inhoud geüpload naar de Dienst.
"Gegenereerde Content" (Generated Content):: Transcripties en notulen gegenereerd door onze Dienst.
"Platform":: De website en bijbehorende diensten op Snelnotuleren.nl.
"AI Diensten" (AI Services):: De externe kunstmatige intelligentie technologieën en onze eigen algoritmes die worden gebruikt om audio te verwerken en notulen te genereren.

2. Acceptatie van de Voorwaarden

2.1. Door de Dienst te openen of te gebruiken, stemt u ermee in gebonden te zijn aan:

Deze Algemene Voorwaarden.
Ons Privacybeleid.
Eventuele aanvullende voorwaarden die van toepassing kunnen zijn.

2.2. Als u niet akkoord gaat met enig deel van deze voorwaarden, mag u de Dienst niet openen of gebruiken.

2.3. U moet ten minste 16 jaar oud zijn om de Dienst te gebruiken.

3. Beschrijving van de Dienst

3.1. Kerndienst:

Audio-naar-notulen transcriptiedienst.
Conversie van audiobestanden naar geschreven notulen met behulp van externe AI-technologieën (waaronder AssemblyAI en Anthropic's Claude) geïntegreerd met onze eigen algoritmes en systemen.
Opslag van transcripties en notulen voor de duur gespecificeerd in ons Privacybeleid.

3.2. Dienstbeperkingen:

Maximale bestandsgrootte: 1GB.
Ondersteunde audioformaten: Wij maken gebruik van de FFMPEG-bibliotheek, bekijk hier de volledige lijst: https://www.ffmpeg.org/general.html#toc-File-Formats.
Maximale verwerkingstijd: geen.
Opslagduur: Zoals gespecificeerd in ons Privacybeleid.

3.3. Dienstbeschikbaarheid:

Wij streven naar 99,9% uptime maar garanderen geen ononderbroken dienstverlening.
Wij behouden ons het recht voor om functies met kennisgeving te wijzigen of stop te zetten.
Gepland onderhoud zal indien mogelijk vooraf worden aangekondigd.

4. Gebruikersaccounts en Beveiliging

4.1. Accountcreatie:

U moet een account aanmaken om onze Dienst te gebruiken.
U moet accurate en volledige registratie-informatie verstrekken.
U bent verantwoordelijk voor het handhaven van de accountbeveiliging.

4.2. Accountbeveiliging:

U bent verantwoordelijk voor alle activiteiten onder uw account.
U dient ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van ongeautoriseerde toegang.
Wij raden aan om tweefactorauthenticatie in te schakelen indien beschikbaar.
Wachtwoordvereisten moeten worden nageleefd voor de veiligheid.

4.3. Beveiligingsmonitoring:

Wij passen geavanceerde beveiligingsmonitoring toe op alle accounts.
Speciale monitoring wordt toegepast op nieuw aangemaakte accounts.
Wij volgen toegangspatronen om mogelijke ongeautoriseerde toegang te detecteren.
Wij loggen accountactiviteiten voor beveiligingsdoeleinden.

4.4. Toegangsbeperkingen tot Gegevens:

U mag alleen toegang krijgen tot gegevens die tot uw account behoren.
Pogingen om toegang te krijgen tot gegevens van andere gebruikers zijn strikt verboden.
Schendingen van toegangsbeperkingen tot gegevens kunnen leiden tot onmiddellijke beëindiging van het account.

4.5. Accountbeëindiging:

U kunt uw account te allen tijde beëindigen.
Wij kunnen accounts opschorten of beëindigen wegens schendingen van deze Voorwaarden, inclusief maar niet beperkt tot beveiligingsschendingen.
Accountbeëindiging kan resulteren in gegevensverwijdering conform ons Privacybeleid.

5. Gebruikerscontent en Licenties

5.1. Eigendom van Content:

U behoudt alle rechten op uw Gebruikerscontent.
Wij claimen geen eigendom van uw geüploade content.
U bent als enige verantwoordelijk voor uw Gebruikerscontent.

5.2. Contentlicentie: U verleent ons een:

Wereldwijde
Niet-exclusieve
Royaltyvrije
Overdraagbare
Sublicentieerbare licentie om Gebruikerscontent te gebruiken, op te slaan, te kopiëren, te wijzigen, er afgeleide werken van te maken, te distribueren en weer te geven voor:
- Het leveren en onderhouden van de Dienst.
- Het verbeteren van onze eigen algoritmes, workflows en systemen.
- Het verwerken van uw content met behulp van externe AI-providers (die hun modellen niet trainen op content die via hun API wordt ingediend).
- Het analyseren van de serviceprestaties.
- Marketingdoeleinden (alleen met expliciete toestemming).

5.3. Verklaringen omtrent Content: U verklaart en garandeert dat:

U eigenaar bent van of de benodigde rechten heeft op uw Gebruikerscontent.
Uw content geen rechten van derden schendt.
Uw content voldoet aan alle toepasselijke wet- en regelgeving.
U alle noodzakelijke toestemmingen heeft verkregen van personen in opnames.

6. Acceptabel Gebruik en Beperkingen

6.1. Verboden Content: U stemt ermee in de Dienst niet te gebruiken voor het primaire doel van:

Het promoten of verspreiden van illegale activiteiten.
Het opzettelijk creëren of verspreiden van discriminerende, hatelijke of intimiderende content.
Het verspreiden van malware of schadelijke code.
Het schenden van privacyrechten.
Het creëren van opzettelijk misleidende of frauduleuze content.

6.2. Disclaimer betreffende Content:

Wij begrijpen dat onze Dienst kan worden gebruikt om vergaderingen, gesprekken of evenementen te transcriberen die controversiële onderwerpen, meningen of taal kunnen bevatten.
De Dienst mag worden gebruikt om accurate transcripties en notulen van dergelijke content te maken wanneer:
- Het deel uitmaakt van een legitieme vergadering of gesprek.
- De transcriptie een legitiem zakelijk of documentatiedoeleinde dient.
- De content niet wordt gecreëerd of verspreid met de primaire intentie om discriminatie of schade te bevorderen.
Wij behouden ons het recht voor om context te evalueren bij het bepalen van schendingen van ons beleid voor acceptabel gebruik.

6.3. Verboden Activiteiten: U stemt ermee in om niet:

Te proberen dienstbeperkingen of beveiligingsmaatregelen te omzeilen.
Te proberen toegang te krijgen tot gegevens of accounts die niet van u zijn.
De Dienst te reverse-engineeren.
De Dienst te benaderen via geautomatiseerde middelen zonder autorisatie.
De werking van de dienst te verstoren.
Accounttoegang te delen.
De Dienst door te verkopen of opnieuw te distribueren.
Beveiligingstests uit te voeren zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

6.4. Beveiligingsschendingen:

Elke poging om de beveiliging van de Dienst te compromitteren is strikt verboden.
Het exploiteren van beveiligingskwetsbaarheden in plaats van deze te melden is verboden.
Schendingen van beveiligingsprotocollen kunnen resulteren in:
- Onmiddellijke beëindiging van het account.
- Mogelijke juridische stappen.
- Rapportage aan relevante autoriteiten.

6.5. Redelijk Gebruik (Fair Usage):

Wij monitoren gebruikspatronen op misbruik.
Wij kunnen rate limiting implementeren.
Overmatig gebruik kan resulteren in beperkingen.

6.6. Onze Rechten: Wij behouden ons het recht voor om:

Gerapporteerde content te beoordelen op context.
Definitieve beslissingen te nemen over acceptabel gebruik.
Passende maatregelen te nemen bij schendingen.
Samen te werken met wettelijke autoriteiten wanneer vereist.

7. Betalingen en Terugbetalingen

7.1. Prijzen:

Actuele prijzen worden weergegeven op onze website.
Wij behouden ons het recht voor om prijzen met kennisgeving te wijzigen.
Speciale prijzen of "grandfathering" kunnen van toepassing zijn op bestaande gebruikers.

7.2. Betalingsvoorwaarden:

Betalingen worden verwerkt via Mollie.
Abonnementen worden automatisch verlengd.
Mislukte betalingen kunnen resulteren in onderbreking van de dienst.

7.3. Terugbetalingen:

Terugbetalingsverzoeken worden per geval beoordeeld.
Technische problemen kunnen in aanmerking komen voor gedeeltelijke terugbetaling.
Geen terugbetalingen voor gebruikte diensten of verbruikte credits.

8. Intellectuele Eigendomsrechten

8.1. Ons Intellectueel Eigendom:

De Dienst en alle gerelateerde materialen zijn beschermd door intellectuele eigendomswetten.
Onze handelsmerken en branding mogen niet zonder toestemming worden gebruikt.
De code en infrastructuur van de Dienst blijven ons eigendom.

8.2. Gegenereerde Content:

U ontvangt een licentie om Gegenereerde Content te gebruiken.
Wij behouden de rechten op onze eigen algoritmes, systemen en verbeteringen.
Onze externe AI-providers behouden de rechten op hun onderliggende AI-modellen.
De door ons ontwikkelde aangepaste verwerkingsworkflow, prompt engineering en integratiesystemen zijn ons eigendom.

8.3. Feedback en Suggesties:

Wij verwelkomen feedback.
Wij kunnen suggesties implementeren zonder compensatie.
Feedback wordt ons eigendom, tenzij anders overeengekomen.

9. Privacy en Gegevensbescherming

9.1. Gegevensverwerking:

Wij verwerken gegevens zoals beschreven in ons Privacybeleid.
Wij voldoen aan de AVG (GDPR) en relevante privacywetten.
Wij implementeren passende beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsbeoordelingen.

9.2. Beveiligingsmaatregelen:

Wij hanteren industriestandaard beveiligingspraktijken, waaronder:
- Versleutelde gegevensopslag en -overdracht.
- Regelmatige beveiligingsaudits en kwetsbaarheidsbeoordelingen.
- Strikte toegangscontroles en authenticatiemechanismen.
- Continue monitoring op ongeautoriseerde toegang.
- Firestore beveiligingsregels die data-isolatie tussen accounts afdwingen.
- Loggen van beveiligingsrelevante gebeurtenissen.

9.3. Procedures bij Datalekken:

Wij hanteren een protocol voor de reactie op datalekken.
In het geval van een bevestigd datalek dat uw persoonlijke gegevens treft, zullen wij:
- Getroffen gebruikers onverwijld op de hoogte stellen.
- Informatie verstrekken over de aard van het lek.
- Aanbevelingen doen om mogelijke nadelige effecten te minimaliseren.
- Relevante autoriteiten op de hoogte stellen zoals wettelijk vereist.

9.4. Activiteitenmonitoring:

Wij loggen en monitoren gebruikersactiviteiten voor beveiligingsdoeleinden.
Ongewone toegangspatronen kunnen aanvullende verificatie activeren.
Wij monitoren nieuw aangemaakte accounts met verhoogde aandacht.

9.5. Diensten van Derden:

Wij gebruiken vertrouwde externe verwerkers.
Verwerkersovereenkomsten zijn aanwezig.
Wij monitoren de naleving van onze verwerkers.

9.6. AI-Verwerking door Derden:

Wij gebruiken uitsluitend externe AI-diensten die zich ertoe hebben verbonden hun modellen niet te trainen op klantcontent die via hun API's wordt ingediend.
Uw content wordt door deze diensten uitsluitend verwerkt om transcripties en notulen te genereren.
Wij hebben deze providers specifiek geselecteerd vanwege hun privacygerichte benadering van AI-verwerking.
Wij beoordelen regelmatig het beleid van onze AI-providers om voortdurende commitment aan privacy te waarborgen.

10. Dienstbeperkingen en Kwaliteitsdisclaimers

De Dienst biedt AI-gestuurde audiotranscriptie- en notuleermogelijkheden, maar wij wijzen expliciet elke garantie van perfecte of volledige notulen van vergaderingen af. De kwaliteit en volledigheid van de gegenereerde content hangt af van talrijke variabelen, waaronder maar niet beperkt tot:

10.1 Audio-gerelateerde Factoren:

Opnamekwaliteit en -helderheid.
Achtergrondgeluidsniveaus.
Aantal audiokanalen.
Meerdere sprekers die tegelijk praten.
Afstand tussen sprekers en opnameapparaat.
Audiocompressie of -vervorming.
Omgevingsakoestiek.

10.2 Vergadering-gerelateerde Factoren:

Duidelijkheid en articulatie van sprekers.
Gebruik van branchespecifieke terminologie.
Verwijzingen naar visueel materiaal dat niet in audio is vastgelegd.
Non-verbale communicatie.
Complexe technische discussies.
Meerdere talen of dialecten.
Agendastructuur en vergaderverloop.
Kruisverwijzingen naar eerdere vergaderingen.
Informatie besproken buiten het opgenomen tijdsbestek.
Contextafhankelijke discussies.

10.3 Verwerkingsbeperkingen:

AI-interpretatienauwkeurigheid.
Variaties in spraakpatronen.
Herkenning van technische terminologie.
Contextbehoud over lange gesprekken.
In kaart brengen van complexe relaties tussen onderwerpen.

10.4 Verantwoordelijkheden van de Gebruiker:

Gebruikers dienen gegenereerde content te controleren op nauwkeurigheid.
Kritieke zakelijke beslissingen mogen niet uitsluitend op geautomatiseerde notulen worden gebaseerd.
Belangrijke vergaderingen kunnen aanvullende menselijke notulering vereisen.
Gebruikers dienen hun eigen administratie van cruciale informatie bij te houden.
Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van duidelijke audio-input van goede kwaliteit.

Wij streven naar hoge kwaliteit, maar de Dienst dient te worden beschouwd als een productiviteitshulpmiddel en niet als een volledige vervanging voor menselijke notulering in kritieke situaties.

11. Aansprakelijkheid en Garantiedisclaimers

11.1. Dienstgarantie: De Dienst wordt geleverd "AS IS" (IN DE HUIDIGE STAAT) en "AS AVAILABLE" (ZOALS BESCHIKBAAR) zonder garanties van:

Verhandelbaarheid.
Geschiktheid voor een bepaald doel.
Niet-inbreukmakendheid.
Foutloze of ononderbroken werking.

11.2. Beperking van Aansprakelijkheid: Wij zijn niet aansprakelijk voor:

Indirecte of gevolgschade.
Gederfde winst of omzet.
Gegevensverlies of -corruptie.
Dienstonderbrekingen.
Nauwkeurigheid van transcripties.
Maximale aansprakelijkheid is beperkt tot de vergoedingen betaald in de laatste 12 maanden.

11.3. Beveiligingsincidenten:

Hoewel wij redelijke beveiligingsmaatregelen implementeren, kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.
Wij zijn niet aansprakelijk voor ongeautoriseerde toegang als gevolg van omstandigheden buiten onze redelijke controle.
Wij beperken onze aansprakelijkheid voor beveiligingsincidenten voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

11.4. Overmacht (Force Majeure): Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen als gevolg van:

Natuurrampen.
Overheidsmaatregelen.
Internetstoringen.
Andere omstandigheden buiten onze controle.

12. Vrijwaring

U stemt ermee in Snelnotuleren.nl en haar gelieerde ondernemingen te vrijwaren van en schadeloos te stellen voor:

Claims die voortvloeien uit uw gebruik van de Dienst.
Schendingen van deze Voorwaarden.
Uw Gebruikerscontent.
Ongeautoriseerd accountgebruik of beveiligingsschendingen.
Pogingen om toegang te krijgen tot gegevens die toebehoren aan andere gebruikers.

13. Wijzigingen en Beëindiging

13.1. Wijzigingen in Voorwaarden:

Wij kunnen deze Voorwaarden te allen tijde wijzigen.
Wijzigingen worden aangekondigd via e-mail.
Voortgezet gebruik houdt acceptatie in.
Voor significante wijzigingen geldt een kennisgevingstermijn van 30 dagen.

13.2. Beëindiging van de Dienst: Wij kunnen:

De Dienst wijzigen of stopzetten.
Accounts beëindigen of opschorten.
Content verwijderen na beëindiging.
Dienst weigeren aan wie dan ook.

14. Geschillenbeslechting

14.1. Toepasselijk Recht:

Deze Voorwaarden worden beheerst door Nederlands recht.
Geschillen vallen onder de jurisdictie van Nederlandse rechtbanken.
EU-consumentenbeschermingswetten zijn van toepassing waar relevant.

14.2. Geschillenprocedure:

Eerst wordt geprobeerd tot een informele oplossing te komen.
Mediation kan worden gebruikt.
Juridische procedures als laatste redmiddel.

15. Diversen

15.1. Deelbaarheid (Severability):

Ongeldige bepalingen worden vervangen.
Resterende bepalingen blijven van kracht.
Voorwaarden worden geïnterpreteerd voor maximaal effect.

15.2. Overdracht (Assignment):

Wij kunnen onze rechten en verplichtingen overdragen.
U mag niet overdragen zonder onze toestemming.
Voorwaarden binden opvolgers en rechtverkrijgenden.

15.3. Volledige Overeenkomst (Entire Agreement):

Deze Voorwaarden vormen de volledige overeenkomst.
Geen andere verklaringen zijn bindend.
Alleen schriftelijke wijzigingen.

16. Contactinformatie

Voor vragen over deze Voorwaarden, neem contact met ons op via:

Bedrijf: GroeimetAI
Dienst: Snelnotuleren.nl
Adres: Kweekweg 23, 7315AP Apeldoorn
Kamer van Koophandel: 90102304
Telefoon: +31681739018
E-mail: niels@snelnotuleren.nl